Pour savoir si externaliser une tâche coûte moins cher, il faut comparer deux coûts complets : celui de la tâche faite en interne, salaire, charges, outils et temps non productif compris, et celui de la prestation, prix plus temps de pilotage et de démarrage. Comparer un salaire brut à un prix de prestation, c’est comparer deux choses qui ne se ressemblent pas.
Voici la méthode, les formules, puis un exemple de calcul. Les montants de l’exemple sont des hypothèses choisies pour illustrer la méthode : ce ne sont ni des moyennes, ni des références de marché. Remplacez-les par vos propres chiffres.
Étape 1 : mesurer le temps réellement passé
Tout part d’une mesure honnête. Pendant deux à quatre semaines, notez le temps consacré à la tâche étudiée, y compris les interruptions et les reprises. Les estimations de mémoire sont presque toujours trop basses, car elles oublient les petites séquences de cinq minutes.
Notez aussi qui fait la tâche : un salarié, vous-même, plusieurs personnes à tour de rôle. Le calcul n’est pas le même dans chaque cas.
Étape 2 : calculer le coût complet d’une heure en interne
Les formules
- Coût employeur annuel = salaire brut annuel + cotisations patronales
- Coût complet annuel = coût employeur annuel + coûts annexes (poste de travail, logiciels, formation, frais divers)
- Heures productives = heures travaillées dans l’année − temps non productif (réunions internes, interruptions, absences)
- Coût horaire complet = coût complet annuel ÷ heures productives
Les cotisations patronales dépendent de nombreux paramètres : niveau de salaire, allègements applicables, convention collective, taille de l’entreprise. Le plus fiable est de demander le coût employeur réel à votre expert-comptable ou de le lire sur vos bulletins de paie.
Pour les heures travaillées, la référence légale d’un temps plein annualisé à 35 heures par semaine est de 1 607 heures par an. Le temps non productif se retranche ensuite : c’est l’hypothèse la plus difficile à estimer, et celle qui change le plus le résultat.
Étape 3 : calculer le coût interne de la tâche
Coût interne mensuel de la tâche = heures consacrées par mois × coût horaire complet.
Dans notre exemple, si la tâche prend 25 heures par mois, son coût interne est d’environ 25 × 30,70 €, soit 767,50 € par mois.
Ce chiffre ne veut pas dire que vous économiserez cette somme en externalisant. Si la personne reste en poste et que ses heures libérées vont à des tâches plus utiles, le gain se mesure en valeur produite, pas en dépense évitée. C’est souvent la bonne façon de raisonner dans une petite entreprise.
Le cas du dirigeant
Quand c’est vous qui faites la tâche, votre salaire n’est pas le bon repère. Le coût réel, c’est ce que vous ne faites pas pendant ce temps : rendez-vous commerciaux, production facturable, développement de l’offre. On parle de coût d’opportunité.
Étape 4 : calculer le coût complet d’une prestation
Coût complet mensuel d’une prestation = prix mensuel HT + (heures de pilotage par mois × coût horaire de la personne qui pilote) + (coût du démarrage ÷ nombre de mois sur lesquels on l’amortit).
- Le prix : comparez des prix hors taxes ; une entreprise assujettie récupère en général la TVA
- Le pilotage : le temps que vous passez à transmettre des demandes, relire, faire le point
- Le démarrage : la passation, la rédaction des consignes, la création des accès, les corrections du premier mois
Dans cet exemple, la prestation revient un peu moins cher. Avec d’autres hypothèses, le résultat s’inverse : un volume plus faible, un salarié déjà en poste dont le temps n’est pas saturé, un prix de prestation plus élevé ou un pilotage plus lourd. C’est précisément pour cela qu’il faut faire le calcul avec vos chiffres.
Étape 5 : intégrer ce qui ne se chiffre pas facilement
Certains éléments pèsent dans la décision sans entrer simplement dans une formule.
Du côté de l’interne
- Le temps et le coût d’un recrutement, puis de l’intégration
- Les absences à remplacer, les départs à anticiper
- La difficulté à proposer un poste pour un petit volume d’heures
- La connaissance fine de l’entreprise, qui se construit avec le temps
Du côté de la prestation
- La souplesse du volume, à la hausse comme à la baisse
- La continuité assurée par le prestataire en cas d’absence
- La dépendance à un tiers, et la réversibilité en fin de contrat
- La qualité du cadre : livrables, comptes rendus, responsabilité du résultat
Pour peser ces éléments selon votre situation, l’article Prestation de services ou recrutement : comment choisir propose une grille de décision.
Les erreurs de calcul fréquentes
- Comparer le salaire brut, ou pire le net, au prix d’une prestation
- Diviser le coût annuel par les heures payées au lieu des heures productives
- Oublier le temps de pilotage et de démarrage de la prestation
- Compter comme économie un temps libéré qui ne sera pas réutilisé
- Mélanger des montants HT et TTC
Passer à l’action
Mesurez une tâche pendant deux semaines, appliquez les formules avec vos chiffres, et comparez avec les prix affichés de nos offres. Les prix sont hors taxes, et le premier mois est sans engagement. Pour faire le calcul ensemble sur votre cas, réservez un appel découverte.
Questions fréquentes
Quel taux de charges patronales utiliser dans le calcul ?
Celui de votre entreprise, qui dépend du salaire, des allègements et de votre convention collective. Votre expert-comptable ou vos bulletins de paie donnent le coût employeur réel, plus fiable qu’un taux général.
Pourquoi ne pas diviser par toutes les heures payées ?
Parce qu’une partie du temps payé n’est pas consacrée à des tâches productives : réunions internes, interruptions, absences. Diviser par les heures payées sous-estime le coût réel d’une heure de travail.
Externaliser est-il toujours moins cher ?
Non. Le résultat dépend du volume, de l’organisation existante et du prix de la prestation. L’intérêt peut aussi tenir à la souplesse ou au temps libéré pour le dirigeant, plus qu’à une économie directe.